ウェブ診療について

医療

僕が勤めているクリニックでは昨年末にウェブ予約を開始しました。

ウェブ診療を導入したいけど、躊躇しているクリニックの方が参考になれたらと思います。

ウェブ予約とは?

患者さんがクリニックの公式hpから予約枠として空いている時間帯を選んで予約を取るもの。

対面や電話予約と違って患者さんとスタッフの双方の時間を取らないことがメリット。

実はうちのクリニックでもウェブ予約のようなものはありました。

しかし患者さんが公式hpから必要事項を入力し、希望日を送信するのだが、それをスタッフが確認し、空いている時間なら予約受付のメールをし、空いていないならメールの返信とともに患者さんに電話をするという作業がありました。

予約枠が空いていればそれで完了するのですが、予約枠が埋まってしまっている場合はこちらから連絡をする必要があります。

また、常に予約のメールは10時から2時間おきに確認をするようにしているのですが、リアルタイムに返信ができない為、患者さんから予約が取れたかどうか返信が来ないとお怒りの連絡をもらうこともしばしばありました。

なぜ導入しなかったのか?

費用対効果と感謝数の減少懸念

今まで費用がかからなかった状態から、月々1万ぐらい支払う必要があるのか?という問題と機械の自動返信だと患者さんの数が減るのではという不安がありました。

結論を言うと、クリニックの公式HPのアクセス数が増え、患者さんの数も微増でした。

費用対効果としてはメール返信等でつきっきりになる時間が無くなったので、その分違う作業ができるようになった、人を増やさなくも日頃の業務がまわるようになったので、金額的にデータを出すことは出せませんが、かなり便利なシステムだと思います。

現状

自前でウェブ予約システムを用意しているところも少なくありませんが、多くの企業がウェブ予約のシステムを販売しています。

お金がかかる以上ちゃんとしています。

ただ、ほとんどのメーカーが似たようなシステムをだしていますが比較をしてみるとだいぶ違います。

それぞれ特徴があるので、医療機関にあったシステムの導入をお勧めします。

メリット

患者さんのメリットは空いている予約枠を選ぶだけで予約が完了するという事。電話やメールのやり取りもないので、人によってはかなりありがたいシステムです。

自動返信だと気軽にドタキャンができるから患者さんの数が減るかと思っていましたが、導入前後でドタキャンする人の数は変わりませんでした。大体導入前にドタキャンする人は2人前後。導入後でも2人前後。電話でとっても対面でもウェブ予約でもドタキャンする奴はドタキャンするって結論になりました。

一応前日などにリマインドメールの送信ができるので、忘れていた!というドタキャンをある程度ふせ求ことができているとは思います。

また、うちのクリニックでも朝と夕方は混んでるけど、日中は空いている事がしばしばあります。予約枠を時間ごとに管理して、閑散時間に予約枠を増やし、患者さんの均等化を図れるという紹介をしているところがまだありますが、それはあまり実感できていません。仕事をしている人は遅い時間しか来れないし、年配の方は朝一に用事は済ませたいという心理から予約枠が空いてなかったら、予約なしで我先にと朝一に来ます。

各社の違い

大きく分けて、出来合いのシステムが用意されていて、それを医療機関の内容に合わせてカスタマイズする会社と医療機関に合わせてシステムを作るという会社があります。

前者は価格は安いが内科や皮膚科など科を関係なしに共通のフォーマットで作られているので、ある程度の妥協が必要になる。

後者は医療機関にあったシステムができるが費用が高額になる。

僕が勤めているクリニックではあまりお金をかけれないという大前提があったので、出来合いのシステムを導入することになったのですが、使ってみると意外と不満も殆どありませんでした。

また、出来合いのシステムを提供している会社だと病院の検索サイトを作っている会社も少なくないので、登録するとクリニックへのアクセス数が増えるというメリットもありました。

まとめ

月額の利用額がネックになると思いますが、僕が働いているクリニックでは患者さんとスタッフともに好評で、増患対策にも業務改善にも繋がりました。

医療機関によって向いてる向いてないはあるかと思います。

個人的に使いやすそうだなと思ったウェブ予約システムを導入している知り合いのクリニックさんに連絡をしてみると、不満が多かったり。逆に僕が勤めているクリニックで導入したシステムは使いやすかったけど、他のクリニックでは不評だったりということがありました。

ウェブ予約システムはお金をかける以上便利なシステムが多いですが、ある程度比較してから導入するようにしてください。

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